Переход на электронные трудовые книжки с 2020 года. Инструкция для работодателя и сотрудников, образцы уведомлений

С начала 2020 года все работодатели должны вести трудовые книжки в электронном виде. И предприниматели не исключение. Собственной трудовой книжки у ИП нет, однако книжки сотрудников предприниматель должен оформлять по всем нормам законодательства.

Каждый сотрудник должен выбрать, какая книжка ему нужна: бумажная или электронная. Статья поможет вам разобраться в этом вопросе.

Вы узнаете, в чем преимущество электронных книжек, обязательно ли отказываться от прежних, бумажных. Какие документы в связи с переходом нужно оформлять самому работодателю, а какие получить от сотрудников.

Что такое электронная трудовая книжка

С 1 января 2020 года в Трудовом кодексе появилась новая статья 66.1. Называется она «Сведения о трудовой деятельности работников». С этой же даты все работодатели начинают вести электронные книжки.

Вообще, электронной книжки как такой не будет, эти слова используют по привычке, чтобы было понятно, о чем речь. Работодатель начнет электронно вести все записи, которые прежде вносил в бумажную трудовую о:

  • самом сотруднике;
  • приеме на работу;
  • переводах;
  • увольнении и т.п.

По сути работодателя появится электронный реестр всех записей о трудовой деятельности работника. Этот реестр и называют упрощенно «электронной трудовой книжкой».

Посмотреть записи в своей «электронной трудовой» сотрудник сможет, запросив форму СЗИ-ТД у своего работодателя, в МФЦ или на сайте Пенсионного фонда.

Во всех бухгалтерских программах появился специальный раздел, в который работодателю нужно заносить сведения о трудовой деятельности работников. На основании этой информации программа формирует отчет СЗВ-ТД «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица». Этот отчет работодатели сдают в Пенсионный фонд РФ уже в 2020 году.

В чем преимущества электронной книжки по сравнению с бумажной

1. Электронную трудовую книжку невозможно потерять, а значит, сведения из нее никогда не пропадут. Это выгодно отличает электронную трудовую книжку от бумажной. Если кому-то не повезло потерять бумажную книжку, сведения о стаже приходилось самостоятельно собирать у прежних работодателей, часть из которых уже ликвидировалась.

2. Получить сведения из своей трудовой сотрудник сможет не только у своего работодателя – как это было при бумажных книжках, но и в других местах, а именно:

  • на бумаге: у работодателя, в Пенсионном фонде или в МФЦ;
  • электронно: у работодателя, через личный кабинет ПФР или на сайте госуслуг.

3. Электронную книжку невозможном испортить или повредить.

4. В электронной книжке работодателю легче исправить какие-либо ошибки.

5. Работодатель не сможет незаконно удерживать трудовую, как это было возможно с бумажным документом.

6. Электронную книжку, в отличие от бумажной, не нужно покупать за деньги.

Как работодателю уведомить сотрудников о переходе на электронные книжки

В период с 1 января по 30 июня 2020 работодатель должен проинформировать каждого сотрудника о переходе на электронные книжки. Чтобы быть уверенным, что каждый сотрудник получил уведомление, лучше оформить отдельный документ на имя каждого сотрудника. Текст при этом везде может быть одинаковым – меняйте только адресата письма.

Образец уведомления о переходе на электронные книжки

Индивидуальный предприниматель Сидоров Петр Николаевич

ИНН 773612351412,

Адрес: 119311, г. Москва, ул. Строителей, д. 3

Мишиной Ольге Сергеевне, продавцу

Уведомление работника о возможности перехода на электронную трудовую книжку

г. Москва                                                                                  16 февраля 2020 года

Ольга Сергеевна!

Уведомляю Вас, что с 1 января 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки в соответствии с требованиями статьи 66.1 Трудового кодекса РФ.

Сведения о вашей трудовой деятельности будут формироваться в электронном виде. Работодатель ежемесячно станет передавать в Пенсионный фонд сведения о вашем стаже.

Информация в бумажной и электронной трудовой книжке одинаковая.

Переход на электронные книжки добровольный. Вы сами решаете, нужно ли вам, чтобы работодатель продолжал вносить сведения в бумажную трудовую книжку. Либо вам достаточно, чтобы сведения формировались и хранились электронно сразу у всех заинтересованных лиц – и у работодателя, и в ПФР, и в вашем личном кабинете на сайтах Пенсфонда и госуслуг.

Уведомьте работодателя о принятом решении необходимо до 31 декабря 2020 года. Для этого подайте работодателю одно из двух заявлений, которые приложены к этому уведомлению.

Если бумажная трудовая книжка вам больше не нужна, заполните и передайте работодателю заявление о прекращении ведения трудовой книжки на бумаге. Тогда работодатель внесет в бумажную трудовую книжку последнюю запись о том, что книжка более не используется, и выдаст вам ее на руки.

В случае, когда вы хотите, чтобы работодатель продолжал заполнять бумажную книжку, подайте другое заявление.

Если Вы до 31 декабря 2020 года не сообщите о своем выборе, работодатель продолжит оформлять трудовую книжку на бумаге в соответствии со статьей 66 ТК РФ. В дальнейшем Вы можете в любой момент перейти только на электронный формат сведений, подав соответствующее заявление в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Индивидуальный предприниматель   

  Сидоров        П. Н. Сидоров

Сотрудники решают, нужна ли им бумажная книжка и пишут заявление

Получив уведомление, у сотрудника есть время подумать – до конца 2020 года – нужна ему дальше бумажная трудовая книжка или нет. Свое решение сотрудник оформляет заявлением и передает его работодателю не позднее 31 декабря 2020 года.

Можно выбрать один из двух вариантов:

  • Попросить работодателя заполнять бумажную книжку на бумаге, как и прежде. Тогда работодатель будет дублировать все записи – делать их и электронно, и в бумажной книжке.

Образец заявления о продолжении ведении трудовой книжки на бумаге

Индивидуальному предпринимателю
Сидорову Петру Николаевичу
От Мишиной Ольги Сергеевны,
работающей в должности продавца

ЗАЯВЛЕНИЕ

О продолжении оформления трудовой книжке на бумаге

В связи с обязательным переходом на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде, прошу продолжать вести мою трудовую книжку на бумаге. Основание — статья 66.1 Трудового кодекса РФ.

06.08. 2020                Мишина                     Мишина О. С.

  • Отказаться от записей в бумажной книжке. Тогда работодатель сделает последнюю запись в бумажной трудовой и отдаст ее на руки сотруднику. Больше этот документ ни этому, ни любому будущему работодателю не потребуется. Сотрудник будет хранить бумажную книжку у себя дома. А всю информацию о стаже теперь работодатель будет вести электронно.

Образец заявления о переходе на электронную книжку

Индивидуальному предпринимателю

Сидорову Петру Николаевичу

От Мишиной Ольги Сергеевны, работающей в должности продавца

ЗАЯВЛЕНИЕ

О прекращении оформления трудовой книжке на бумаге

Прошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ в электронном виде.

Ведение бумажной трудовой книжки прошу прекратить и выдать мне ее на руки.

06.08. 2020                Мишина                     Мишина О.С.

Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки нужно отдать работодателю до 31 декабря 2020 года.

Как оформлять людей на работу в 2020 году

У сотрудников, принимаемых на работу в 2020 году, работодатель по-прежнему сначала берет бумажную трудовую книжку и оформляет ее в установленном порядке.

Запись в трудовой нужно сделать, если сотрудник проработал больше 5 дней (ст. 66 ТК, п. 8 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Чуть позже у такого нового сотрудника в течении 2020 года также нужно выяснить, как он хочет, чтобы его книжку оформляли в дальнейшем – на бумаге или только электронно. Если электронно – книжку возвращают сотруднику.

В дальнейшем, устраиваясь на работу, сотрудник будет предъявлять бумажную трудовую книжку, только если она не закрыта.

Что будет с бумажными трудовыми книжками после 2020 года

В 2021 году бумажные книжки работодатель будет вести для тех сотрудников, которые выбрали такой вариант. А также для тех, которые до 31 декабря 2020 года по каким- либо причинам не известили работодателя о своем выборе.

Остальным сотрудникам в бумажных книжках работодатель сделает запись о том, что они подали заявление о предоставлении сведений по статьи 66.1 Трудового кодекса РФ. Эта запись будет последней в книжке, после чего документ выдадут на руки сотруднику на хранение. Больше при трудоустройстве бумажный документ такому сотруднику не понадобиться.

Те сотрудники, которые подали заявление о ведении бумажных книжек, в любой момент могут изменить свое решение, и оставить только электронные сведения.

Заполняя бумажную трудовую книжку, работодатель все равно дублирует все записи еще и электронно.

Если сотрудник увольняется, и у него есть действующая бумажная книжка он предъявит этот документ следующему работодателю, и тот обязан будет вести бумажную книжку до тех пор, пока сотрудник от нее не откажется.

Те, кто выбрал электронные сведения, при приеме на работу будут предъявлять выписку из своей электронной трудовой. Получить выписку в любой момент можно будет:

  • у прежнего работодателя;
  • в МФЦ;
  • в отделении Пенсионного фонда;
  • через портал Госуслуг.

Людям, которые впервые будут приняты на работу в 2021 году и позже, бумажная трудовая книжка уже оформляться не будет. У таких работников сразу будут только электронные сведения.

Коротко главное

  1. До 30 июня 2020 года работодатель должен уведомить каждого сотрудника о переходе на электронные трудовые книжки. И запросить решение – как сотрудник хочет, чтобы далее оформлялась его книжка – на бумаге, или только электронно.
  2. Сотрудники пишут заявление о выборе способа ведения трудовой книжки и передают его работодателю не позднее 31 декабря 2020 года.
  3. В 2021 году тем сотрудникам, которые отказались от бумажных трудовых, работодатель закрывает книжки и передает их сотрудникам на хранения. Больше такие книжки при трудоустройстве не потребуются.
  4. Для тех сотрудников, кто выбрал бумажную книжку, а также для тех, кто по каким-то причинам не сообщил о своем выбор до 31 декабря 2020 года работодатель продолжает заполнять бумажный документ. И одновременно дублировать все сведения электронно.
  5. Людям, которые впервые будут приняты на работу начиная с 1 января 2021 года, бумажная книжка уже оформляться не будет. У таких сотрудников будут сразу только электронные сведения.

Остались вопросы? Спрашивайте в комментариях!

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: